Eventos Especiais de Planejamento - Parte II - O Plano Diretor

"O plano é o plano de criar para assegurar que você cobriu suas bases ao planejar o seu evento. Fizer, irá aumentar as suas chances de ter um resultado muito sucesso, levando a mais referências, clientes satisfeitos e mais vendas." Heidi Richards

1. Crie sua lista. A lista oferece um roteiro organizado para executar o seu evento. Quais os recursos que você precisa, doações, pessoas, dinheiro? - A lista de exemplo é incluída abaixo.

2. Criar um cronograma! Esta deve ser uma parte da lista e é talvez o componente mais importante do documento que vai garantir o sucesso do seu evento. O cronograma deve incluir itens como, quando os programas são impressos, quando convites / folhetos deve ser impresso e enviado pelo correio, quando começar a mídia ou campanha publicitária, quando a ordem de decorações. Ele inclui prazos de inscrição. Se ainda não tiver sido determinado, o cronograma inclui também o local do evento.

3. Crie o seu orçamento. Isto deve incluir todas as oportunidades de receitas (vendas de registro, bilhetes, doações, patrocínios, concessões). Deve incluir também as despesas de impressão, hospedagem, alimentação, abastecimento, segurança, alto-falantes, autorizações, selos, seguros e diversos itens ainda não foi determinada.

4. Pense em logística. Eles incluem o tamanho do espaço necessário para o evento, a instalação (mesas, cadeiras, estacionamento, sinalização, porta-a potty-de, tendas), limpeza, planos de emergência, de transporte e os serviços que são prestados pelos departamentos de polícia e bombeiros.

5. Promover o evento. Qual é o objetivo principal da publicidade? Trata-se sensibilizar ou atendimento? É para construir boas relações na comunidade? Se você não tem uma lista de mídia, nunca é cedo demais para começar a criar uma. Quem você conhece que trabalha para o local de impressão, rádio e televisão? Quem você conhece que conhece alguém que faz? Se é um evento local, com base na comunidade local, descobrir se um local Guia de Mídia ou diretório for publicado. Muitos jornais têm esses recursos, e assim fazer muitas bibliotecas. Se é um evento nacional, olhar para os diretórios nacionais dos meios de assistência. Existem vários para escolher. Alguns dos que eu uso são: Gebbie Imprensa All-in-One Directory (1-845-255-7560), catálogo de Bacon Media (1-800-621-0561), Bradley e Comunicações (1-800-989-1400 ). Estes diretórios estão disponíveis no disco ou livros.

Aqui está uma lista passo-a-passo para ajudar a organizar o seu evento.

Tarefa:

___ Selecionar membros da equipe de planejamento. Inclua os líderes de eventos específicos para ser concluída até (data).

___ Desenvolver o plano mestre de (data). Isso pode incluir o tema, localização, etc

___ Escolha a data para o evento (data).

___ Líderes da equipe Selecione secundário (subcomissão) para a logística até (data).

___ Recrutar ou contratar os membros da equipe de logística, (data).

descobrir se um diretório Guia de Mídia ou local for publicado. Muitos jornais têm esses recursos, e assim fazer muitas bibliotecas. Se é um evento nacional, olhar para os diretórios nacionais dos meios de assistência. Existem vários para escolher. Alguns dos que eu uso são: Gebbie Imprensa All-in-One Directory (1-845-255-7560), catálogo de Bacon Media (1-800-621-0561), Bradley e Comunicações (1-800-989-1400 ). Estes diretórios estão disponíveis no disco ou livros.

Aqui está uma lista passo-a-passo para ajudar a organizar o seu evento.

Tarefa:

___ Selecionar membros da equipe de planejamento. Inclua os líderes de eventos específicos para ser concluída até (data).

___ Desenvolver o plano mestre de (data). Isso pode incluir o tema, localização, etc

___ Escolha a data para o evento (data).

___ Líderes da equipe Selecione secundário (subcomissão) para a logística até (data).

___ Recrutar ou contratar os membros da equipe de logística, (data).

___ Crie sua publicidade / campanha de mídia. Alertar os meios de tirar fotos e entrevista (data).

___ Preparar a "cópia" de programa, incluindo materiais impressos, formulários de inscrição, passagens, crachá de inscrição / identificação, fitas, prémios, etc até (data).

___ Plano as decorações até (data).

___ Desenvolver a agenda de eventos. Distribuir para cada pessoa da equipe. atribuições de revisão.

___ Determine como o registo serão tratados e por quem.

___ Criar um plano de emergência caso o evento seja cancelado ou adiado.

___ Tenha um "ensaio geral" do evento com todas as partes responsáveis ​​para analisar os papéis e responsabilidades de toda a equipe no dia anterior.

___ Ter o evento!

___ Mail uma cópia do programa e carta de agradecimento aos patrocinadores e apoiadores do evento o mais rapidamente possível após o evento.

___ Enviar manuscrita notas de agradecimento a seu anfitrião (empregador) e da equipe com quem trabalhou. Se possível, incluir fotos.