Procedimentos de planejamento para a construção de sistemas de gestão eficazes: Fase II

A primeira parte da série: http://www.bizmanualz.com/articles/01-13-05_systems_discovery.html/?src=ART42

Na próxima semana: Desenvolvimento

Você já teve a oportunidade de assistir a construção de um grande edifício? O avanço diário desde a fundação para o piso superior é verdadeiramente surpreendente, e se você gosta de mim, você se pergunta "como é que tudo isso acontecer?" A resposta: é preciso muito planejamento.

A fase de planejamento

Um trabalho de construção do complexo claramente requer planejamento nos mínimos detalhes para orquestrar os materiais e mão de obra. planejamento inadequado pode resultar em desperdício, atrasos e uma má qualidade do produto final.

Construir um sistema de gestão eficaz é igualmente dependente da execução de uma fase de planejamento forte. Este artigo é o segundo de cinco que descrevem como construir um sistema desse tipo em sua organização.

Escrevendo Procedimentos

A fase de planejamento é sem dúvida o passo mais importante em qualquer projeto de grande escala. Se você não planejar corretamente, tudo o resto provavelmente vai seguir essa falha.

Assim como um empreiteiro de construção não se atreveria a começar a encomendar material ou batendo pregos sem um plano, sua empresa deve evitar se movendo muito rapidamente para a fase de desenvolvimento real da escrita de procedimentos que são a base de um sistema de gestão eficaz.

Avaliação de Empresas

Usando a analogia da construção, o primeiro passo é tipicamente um levantamento da parcela de terra sobre a qual construir o edifício. Você vai examinar as condições, tais como serviços públicos, estradas grau de propriedade, e do solo. Em um projeto de desenvolvimento de sistema de gestão, nós chamamos isto de uma etapa de análise GAP, porque articula o que o "gap" entre a realidade atual em sua organização e seus objetivos declarados. Lembre-se que os objetivos e mensuráveis da eficácia critérios foram estabelecidos na Fase I - Discovery.

Os resultados da Análise de Gap são utilizados como insumos para produzir um plano de projeto.

ls batendo pregos ou sem um plano, sua empresa deve evitar se movendo muito rapidamente para a fase de desenvolvimento real da escrita de procedimentos que são a base de um sistema de gestão eficaz.

Avaliação de Empresas

Usando a analogia da construção, o primeiro passo é tipicamente um levantamento da parcela de terra sobre a qual construir o edifício. Você vai examinar as condições, tais como serviços públicos, estradas grau de propriedade, e do solo. Em um projeto de desenvolvimento de sistema de gestão, nós chamamos isto de uma etapa de análise GAP, porque articula o que o "gap" entre a realidade atual em sua organização e seus objetivos declarados. Lembre-se que os objetivos e mensuráveis da eficácia critérios foram estabelecidos na Fase I - Discovery.

Os resultados da Análise de Gap são utilizados como insumos para produzir um plano de projeto.

Planejamento do Projeto

Os detalhes do Plano do Projeto os materiais e ferramentas que vão ajudar a controlar a gestão do projeto como orçamentos bem definidos e horários. A maioria de nós está familiarizado com os componentes necessários para gerenciar a conversão de um pedaço de terra nua na visão do arquiteto: desenhos, licitações, licenças, contratos, ordens de serviço, e inspecções. Mas o que é necessário para desenvolver um sistema de gestão?

Sua fase de planejamento do projeto inclui a produção desses componentes que facilitará enormemente as fases de desenvolvimento e de implementação (III e IV, respectivamente) e para fazer uma sólida estrutura geral:

• papéis e responsabilidades do projeto
• Organograma
• As actividades, recursos, datas
• Estrutura Comentários
• Relatórios de Status
• Controle de Documentos e formato
• Mapa de Processo
• Requisitos de Conformidade
• Formação, implementação, testes e planos de auditoria

Mapa do Processo de Revisão

Antes de concluir a fase de planejamento, é realizada uma revisão de cada componente, com ênfase sobre os critérios de mapeamento dos processos e eficácia para assegurar o alinhamento com as metas organizacionais identificados. Esta verificação irá ajudar a eliminar deriva do projeto nas próximas etapas.