Gestão do Tempo: Como fazer suas reuniões mais produtivas

Na maioria das organizações, as reuniões são sempre as maiores desperdiçadores de tempo. Com um pouco de planejamento, é possível tanto para diminuir o tempo gasto em reuniões e fazer que o tempo mais produtivo. Veja como.

* Que todos os participantes sabem por que você está segurando a reunião, o que está a ser realizado eo que cada participante está sendo chamado a contribuir. Isso deve ser comunicado bem antes da reunião.

* Se qualquer um dos participantes precisa fazer o trabalho preparatório antes da reunião, mencionar esse facto. Não tome por certo que tal preparação será realizado automaticamente.

* Se a reunião é um follow-up para uma reunião mais cedo, circular uma cópia da ata da última, mesmo que tenha sido feito antes. Isto é especialmente verdadeiro se houve um intervalo de tempo significativo entre a primeira reunião e do follow-up.

* Tente ver que todo mundo chega a tempo e já está sentado quando a reunião se deve começar. Alguém andando no meio do caminho através de uma reunião pode ser uma ótima distração.

* Servir bebidas enquanto uma reunião está em andamento também é uma distração. Estabelecidos refrescos antes do início da reunião. Agendar intervalos para lanches se a reunião é para continuar por várias horas ou um dia.

* Faça cópias de todos os documentos necessários. Passando em torno de um único conjunto de documentos para todos lerem é altamente improdutivos. No entanto, é surpreendente como muitas vezes algo tão simples como isso não é cuidado.

* Stick ao ponto. Quem está presidindo a reunião deve estar pronto para intervir se alguém está digressing do tópico. Rodeios é uma enorme perda de tempo.

* Minimizar as interrupções de outros participantes, quando alguém está falando. Outros podem responder quando a pessoa terminar de falar.

* Todos os telefones celulares devem ser desligados. Chamadas nas linhas de terra deve ser adiada, tanto quanto possível.

* A reunião deve terminar com um resumo dos principais pontos cobertos e as conclusões alcançadas. Você também deve explicitar quem é o responsável para cada ação específica a ser tomada, juntamente com um cronograma. Mais tarde, uma comunicação por escrito cobrindo todos estes pontos devem ir a todos os participantes.

Fazer reuniões mais útil é tudo sobre o uso de uma abordagem de bom senso. Atenha-se as orientações acima e veja as suas reuniões tornaram-se muito mais produtivo.