Você leu sobre isso em todos os jornais em cada cidade em todo o país: Alguns guarda-livros, de confiança do proprietário de uma pequena empresa, desvia milhares de dólares. Se o furto não coloca proprietário fora do negócio, que certamente provoca uma grande dor de cabeça.
A razão pela qual ouvimos falar de casos assim é que, muitas vezes, em uma pequena empresa, não só pode ser o proprietário e um guarda-livros. O dono não gosta de fazer os livros, não entendê-los, e conta com essa pessoa para cuidar das coisas. O guarda-livros, que normalmente é ter pessoal de dificuldades financeiras, leva uma pequena quantia de dinheiro a intenção de pagá-lo. Ninguém parece notar, de modo mais é tomada. Durante um período de tempo, ele começa a montar até um monte de dinheiro.
Este é o lugar onde o conceito de "controle interno" vem dentro Essencialmente, cada empresa deve ter, em algum nível, um sistema de controle interno para proteger contra as perdas, tanto intencionais e não intencionais. Isto porque "controlo interno" sistemas vão: 1) proteger o dinheiro e outros bens, 2) promover a eficiência no processamento de transações, e, 3) garantir a confiabilidade dos registros financeiros. Um sistema de controlo interno consiste principalmente de políticas e procedimentos destinados a fornecer uma garantia razoável de que esses três objetivos serão alcançados. O tamanho ea complexidade do negócio vai determinar a extensão do sistema de controle interno.
Independentemente do tamanho, um dos aspectos mais importantes de um sistema de controlo interno é o conceito de separação de funções. Separar deveres torna mais difícil para o roubo e os erros para passar despercebido. É muito raro que dois funcionários de "conluio" em um esforço para roubar a empresa.
Trabalhei como auditor interno para uma cadeia de jornais durante três anos. Meu trabalho era de andar para a redações de jornais sem aviso prévio e ir diretamente para as caixas de dinheiro, contá-los, e verificar os recibos. Um dos meus passos de auditoria mais importante era certificar-se de procedimentos de controlo interno estavam no lugar e funcionando corretamente. Aqui estão algumas sugestões para procedimentos de controlo interno sobre o manuseio de dinheiro:
- Permitir que somente determinados indivíduos designados para lidar com dinheiro.
- Dê a responsabilidade pela escrituração contábil a um indivíduo que não lida com dinheiro.
- Use recibos numerados para documentar todos os pagamentos.
- Faça todos os depósitos bancários prontamente.
por dois funcionários para "conspirar" em um esforço para roubar a empresa.Trabalhei como auditor interno para uma cadeia de jornais durante três anos. Meu trabalho era de andar para a redações de jornais sem aviso prévio e ir diretamente para as caixas de dinheiro, contá-los, e verificar os recibos. Um dos meus passos de auditoria mais importante era certificar-se de procedimentos de controlo interno estavam no lugar e funcionando corretamente. Aqui estão algumas sugestões para procedimentos de controlo interno sobre o manuseio de dinheiro:
- Permitir que somente determinados indivíduos designados para lidar com dinheiro.
- Dê a responsabilidade pela escrituração contábil a um indivíduo que não lida com dinheiro.
- Use recibos numerados para documentar todos os pagamentos.
- Faça todos os depósitos bancários prontamente.
- A pessoa que prepara a reconciliação bancária deve ser diferente do que o manuseio de dinheiro um.
- Se possível, a pessoa que faz o depósito bancário deve ser diferente do que aquele que lida com o dinheiro e aquele que prepara a reconciliação bancária.
- Fazer depósitos intacto, sem montantes retirados para pagar as despesas.
- Manter dinheiro e talão de cheques em uma gaveta trancada ou caixa registradora.
- Desde lavra nunca vai ser 100% correto o tempo todo, estabelecer um nível de tolerância para excessos e carências para determinar o ponto em que medidas corretivas serão acionados.
- Faça todos os desembolsos por meio de cheque, exceto quantidades mínimas pago a partir de fundos de maneio.
- Certifique-se de cada pagamento está relacionada com um documento em papel, como um voucher, para garantir que uma fuga de papel existe para todos os desembolsos.
- Realizar contagens surpresa aleatória de dinheiro em caixa e gavetas de dinheiro.
- Contagem de estoque e outros ativos com freqüência e comparar com os livros da empresa.
Um sistema de controle interno estabelecido no início como uma medida preventiva é mais eficiente do que estabelecer um sistema corretiva em reação a uma perda. Se assim acontece, que há apenas você e o guarda-livros em sua pequena empresa, você precisa aprender a fazer algumas das tarefas de escrituração para que você possa verificar no local de trabalho do guarda-livros. Que, em si, é uma excelente medida preventiva.
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